Średnio w firmie na każdym stanowisku co minutę powstaje koszt 1zł. Wydaje się, że nie jest to dużo i nie warto oszczędzać.  Sprawdźmy to na przykładzie. Załóżmy, że handlowiec poświęca na jeden dokument handlowy (fakturę, zamówienie, WZ, PZ, itp.) czas krótszy o 10 minut. 10 minut x 1 zł x 1000 dokumentów w roku to 10 tys. zł rocznie. Warto więc automatyzować wykonywane cyklicznie czynności, gdyż dzięki temu możemy sporo pieniędzy zaoszczędzić. A może uda nam się namówić szefa aby podzielił się oszczędnościami i część przeznaczył na premie?

WYCENA KOSZTÓW
Wróćmy jednak do wyceny kosztów. Co minutę powstaje na jednym stanowisku pracy koszt 1 zł? Jak zostało to wyliczone?

W bardzo prosty sposób. Jeśli weźmiemy średnie wynagrodzenie brutto, doliczymy koszt ZUS płacony przez pracodawcę oraz trochę różnorodnych kosztów stanowiska pracy (telefon, energia, amortyzacja biurka, komputera, ...) otrzymamy w wielu firmach koszt ok. 6 tys. zł miesięcznie. Patrząc znów na czas pracy i odliczając godziny poświęcone na przerwy, kawę, urlopy, chorobowe itp. otrzymamy w wielu firmach średnią 100 godzin pracy miesięcznie. 6 tys. podzielone przez 100 godzin to 60 zł / godz. a więc 1 zł / minutę. Oczywiście jest to orientacyjnie wyliczona średnia lecz w doskonały sposób może posłużyć do różnorodnych analiz.

Czy zdajemy sobie więc sprawę, że jeśli przez 15 minut mozolnie wprowadzamy dokument, który moglibyśmy elektronicznie zaimportować w ciągu kilku sekund firmę kosztuje to 15 zł. Jeśli więc zrobimy to szybciej zaoszczędzimy na obiad (pod warunkiem, że firma nam wypłaci zaoszczędzone pieniądze w formie premii :-)

POZORNE OSZCZĘDNOŚCI?
Ktoś może powiedzieć, że wprowadzamy go w błąd - jeśli niektóre czynności wykonamy szybciej firma wcale nie zaoszczędzi. Przecież wypłacimy pracownikowi takie samo wynagrodzenie. Jeśli mamy przerost zatrudnienia to owszem - koszty nam się nie zmienią. Jeśli jednak mamy coraz więcej zamówień i myślimy aby zatrudnić kolejną osobę to wówczas możemy sporo zaoszczędzić - nie będziemy musieli tworzyć kolejnego stanowiska. Czy pamiętamy, że dodatkowy pracownik to ok. 70 tys. rocznie? Nawet jeśli nie myślimy o zatrudnieniu nowych osób to też możemy zaoszczędzić. Jak? "Odzyskany" czas nasz handlowiec może poświęcić na różnorodne kreatywne działania - analizę konkurencji, zmianę cenników, dodatkowe telefony, spotkania z klientami, itp. 

AUTOMATYZACJA
Można wskazać wiele czynności, na które w firmie poświęcamy sporo czasu. Dużą część można w doskonały sposób zautomatyzować. Jak? Stosując różnorodne rozwiązania informatyczne oferowane na rynku. Oczywiście trzeba brać pod uwagę koszt tych rozwiązań. Musimy trzymać się zasady - inwestycje muszą się szybko zwrócić. Nie ma więc sensu automatyzować czynności, które wykonujemy rzadko lub których koszt jest niewielki w porównaniu do wartości inwestycji.

Jakie czynności możemy i powinniśmy zautomatyzować? Aby na to pytanie odpowiedzieć należy przeprowadzić dokładną analizę wykonywanych operacji, ustalić ich rodzaj i udział w całkowitym czasie pracy, oszacować ich koszty, zbadać dostępne na rynku rozwiązania, porównać oszczędności z wartościami inwestycji. W każdej firmie analiza taka będzie wyglądać nieco inaczej ze względu na inny rodzaj prowadzonej działalności, procedur, ilość pracowników, itp.

ROZWIĄZANIA
Jak wspomniano wyżej aby wskazać gotowe rozwiązanie potrzebna jest szczegółowa analiza. Można jednak na bazie różnorodnych doświadczeń innych firm wskazać przykłady możliwości obniżenia kosztów:

Dział Handlowy
- uproszczenie i zautomatyzowanie generowania ofert handlowych,

- wprowadzenie elektronicznej wymiany dokumentów z największymi dostawcami / Klientami,
- uruchomienie internetowego systemu składania zamówień i obsługi Klienta,
- wprowadzenie systemu zarządzania kontaktami z Klientem (CRM),
- zautomatyzowanie standardowych procesów przebiegających w firmie za pomocą tzw. modelowania procesów,

Magazyn
- wprowadzenie kolektorów danych i systemu kodów kreskowych (przyśpieszenie wprowadzania i wydawania towarów z magazynu),
- wprowadzenie systemu zarządzania magazynem i pozycjonowanie towarów,
- zautomatyzowanie analizowania stanów magazynowych, złożonych zamówień i generowania zamówień u dostawców,

Księgowość
- import / eksport przelewów (elektroniczna wymiana z programami bankowymi),
- automatyczne księgowanie, 
- automatyczne generowanie maili przypominających o zapłacie, ponagleń zapłaty, not odsetkowych

Zarząd 
- automatyczne raportowanie i analizowanie zachodzących działań, planowanie, budżetowanie (przede wszystkim Controlling)

WYBÓR ROZWIĄZANIA
Wielu ekspertów twierdzi - nie jest tak bardzo ważne jakie wdrożymy oprogramowanie lecz jak to zrobimy! Jak je dostosujemy do działań firmy i jak je wykorzystamy. Można to bowiem zrobić w bardzo różny sposób. Wdrożenie oprogramowania nie może sprowadzać się tylko do instalacji i przeszkolenia pracowników. Najważniejsza jest analiza przebiegających procesów w firmie, cyklicznie wykonywanych czynności i takie dostosowanie oprogramowania aby maksymalnie ułatwić i skrócić czas prac.

Wiele firm nie zdaje sobie sprawy, że nawet tanie i popularne programy mają dziś duże możliwości dostosowania. Można je też rozszerzać o dodatkowe, potrzebne funkcje.  Z ubolewaniem można stwierdzić, że wiele firm wdrażających oprogramowanie skupia uwagę na sprzedaży i nie zastanawia się, czy i co można zrobić aby ułatwić pracę. Wymaga to bowiem dodatkowego wysiłku i wiedzy (i nie informatycznej tylko biznesowo-finansowej).